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KVSaaS: Digitalisierung der Prozesse in der kommunalen Verwaltung

Die Digitalisierung der kommunalen Verwaltungsprozesse steht vor einer Reihe von Herausforderungen.

Diese Herausforderungen sind meist durch historisch gewachsene, heterogene IT-Infrastrukturen bedingt.

In vielen europäischen Städten erfolgte die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse fragmentiert, was zur Entstehung vieler isolierter Informationssysteme und Softwarelösungen führte. Diese Systeme sind oft veraltet, entsprechen nicht den aktuellen rechtlichen Anforderungen, wie etwa der DSGVO, und verursachen verschiedene Probleme:

 

  • Hohe Betriebskosten: Zahlreiche Systeme erfordern erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen für ihren Betrieb und ihre Wartung.
  • Daten-Duplikation: Informationen müssen oft mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben und synchronisiert werden, was ineffizient ist und Fehler begünstigt.
  • Fehlender mobiler Zugang: Außendienstmitarbeiter müssen häufig Daten manuell erfassen und später im Büro in die Systeme eingeben, was zu einem unnötigen Zeitaufwand führt.
  • Hohe IT-Infrastrukturkosten: Der Betrieb und die Wartung von Computern und Servern erfordert erhebliche Ressourcen.
  • Sicherheitsrisiken: Viele lokal installierte Systeme erschweren die Gewährleistung der Informationssicherheit und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Diese Probleme unterstreichen die Notwendigkeit eines grundlegenden Überdenkens der Ansätze zur Entwicklung von Softwarelösungen für die kommunale Verwaltung. Im Mittelpunkt sollten die Prinzipien der Digitalisierung stehen – Zugänglichkeit, Standardisierung, Informationssicherheit, Integration, Wettbewerbsfähigkeit und Innovation.

Analyse der bestehenden Marktangebote


Bei der Auswahl einer Softwarelösung für die kommunale Verwaltung stehen Unternehmen vor der Wahl: Entweder greifen sie auf ein fertiges Produkt eines professionellen IT-Unternehmens zurück oder entwickeln eine Lösung mit Unterstützung eines spezialisierten Beratungsunternehmens. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.

Professionelle IT-Unternehmen:

Vorteile:

  • Moderne Technologien: Professionelle IT-Unternehmen nutzen die neuesten Technologien, was die Langlebigkeit und Aktualität der Lösungen gewährleistet.
  • Hohe Zuverlässigkeit: Dank bewährter Entwicklungsprozesse bieten diese Unternehmen stabile und ausgereifte Softwareprodukte.
  • Breites Spektrum an Werkzeugen: Die Lösungen sind oft flexibel und in verschiedenen Bereichen anwendbar.
  • Unterstützung mobiler Geräte: Mobile Anwendungen sind nahtlos integriert, was die Arbeit im Außendienst erleichtert.
  • Universelle Anwendbarkeit: Die Software kann in verschiedenen Sektoren eingesetzt werden.


Nachteile:

  • Hohe Kosten: Die Entwicklung und Implementierung solcher Lösungen sind oft mit erheblichen Kosten verbunden.
  • Teure Anpassungen: Änderungen und Anpassungen im laufenden Betrieb können zusätzliche, erhebliche Kosten verursachen.
  • Schwierigkeiten bei der Abstimmung: Die Zusammenarbeit zwischen IT-Spezialisten und Fachmitarbeitern kann schwierig sein, insbesondere bei der Implementierung spezialisierter Prozesse.
  • Hohe Integrationskosten: Die Anbindung der Software an bestehende Systeme kann zeitaufwändig und kostspielig sein.

Spezialisierte Beratungsunternehmen:

Vorteile:

  • Schnelle Entwicklung technischer Spezifikationen: Diese Unternehmen verstehen die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden und können sie schnell in technische Aufgaben umsetzen.
  • Prozessoptimierung: Dank ihrer Erfahrung in bestimmten Bereichen können sie Prozesse effektiv organisieren und optimieren.
  • Erfahrungsaustausch: Sie verwenden oft bewährte Methoden und Erfahrungen aus ähnlichen Projekten, um die besten Lösungen zu bieten.


Nachteile:

  • Begrenzte technische Möglichkeiten: Die technischen Kapazitäten dieser Unternehmen sind oft begrenzt, was die Umsetzung komplexer Projekte erschwert.
  • Veraltete Technologien: Da viele dieser Unternehmen keine IT-Firmen sind, verwenden sie häufig veraltete Technologien.
  • Mangelnde Integration: Produkte werden oft nicht mit anderen Systemen integriert, was zur Schaffung isolierter Lösungen führt.
  • Hohe Kosten individueller Entwicklungen: Die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen ist oft sehr teuer und wird durch hohe Änderungskosten ergänzt.
  • Kurze Lebensdauer der Lösungen: Maßgeschneiderte Lösungen veralten oft schnell, insbesondere, wenn sie auf veralteten Technologien basieren.
  • Geringe Universalität: Diese Lösungen sind oft auf sehr spezifische Anwendungsszenarien beschränkt, was ihre Flexibilität verringert.

Unsere Lösung: KVSaaS

KVSaaS ist eine moderne Softwarelösung, die speziell für die Bedürfnisse städtischer Verwaltungen und kommunaler Dienste entwickelt wurde. Sie bietet eine umfassende Plattform, die die oben genannten Probleme adressiert und eine nahtlose Integration und Automatisierung der Prozesse gewährleistet.

Funktionen von KVSaaS
KVSaaS vereint die Vorteile moderner IT-Architekturen mit spezialisierten Erfahrungen im Bereich der kommunalen Verwaltung. Die Software bietet folgende Schlüsselfunktionen:

  • Cloud-System: Keine Notwendigkeit für lokale Installationen, was die Kosten für Hardware und Wartung senkt.
  • Mehrsprachigkeit: Unterstützung mehrerer Sprachen, was die Anwendung in verschiedenen Ländern erleichtert.
  • Modularer Aufbau: Flexible Anpassung und Erweiterung der Funktionalitäten, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
  • Zentrale Datenhaltung: Alle Informationen werden zentral gespeichert und verwaltet, was die Datensicherheit erhöht und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erleichtert.
  • Mobiler Zugang: Außendienstmitarbeiter können Daten direkt vor Ort erfassen und in Echtzeit an das System übermitteln.
  • Die Dashboards und Berichte: Alle visuelle Berichtstools bieten moderne, anpassbare Funktionen, die es dem Benutzer ermöglichen, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. Dabei können beliebig viele Berichte generiert werden, indem relevante Felder ausgewählt, individuell sortiert und die gewünschten Filter gesetzt werden. Da die Berichte mit den Dashboards verknüpft sind, können beide Tools auf einheitliche Weise konfiguriert werden. Dies ermöglicht eine flexible und umfassende Analyse sowie eine übersichtliche Darstellung von Prozessen. Der Vorteil liegt in der Möglichkeit, sowohl Dashboards als auch Berichte präzise auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens abzustimmen. Alle Berichte können von Administratoren innerhalb der Organisation erstellt werden, ohne dass spezielle Programmierer oder besondere Programmierkenntnisse erforderlich sind.
  • Prozess-Editor: Ein visuell anpassbarer Editor, der es dem Systemadministrator ermöglicht, Prozesse flexibel zu organisieren, ohne Programmierkenntnisse.
  • Georeferenzierung: Integration mit GIS-Systemen für kartografische Analysen und Aufgabenbearbeitung.

Mit dem QGIS-Plugin für KVSaaS wird die Arbeit mit Geodaten und deren Verwaltung in kommunalen Prozessen wesentlich vereinfacht. Diese Erweiterung ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung zwischen dem geografischen Informationssystem QGIS und der KVSaaS-Plattform, was eine Vielzahl neuer Funktionen für die Verwaltung von GIS-Daten eröffnet:

  • Anpassung der QGIS-Datenstruktur an spezifische Anforderungen der Verwaltung.

  • Einfache Konfiguration der Verbindung zu KVSaaS mittels API-Schlüssel, wobei Benutzerrollen und Zugriffsrechte berücksichtigt werden.

  • Erstellung von Verknüpfungen zwischen QGIS-Layern und Objekttypen in KVSaaS.

  • Bidirektionale Datensynchronisierung zwischen QGIS und KVSaaS, die einen kontinuierlichen und konsistenten Datenfluss gewährleistet.

  • Import und Export von Objekten sowie das Verschieben von Objekten zwischen Layern des gleichen Typs.

  • Eine besonders nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Anfragen und Berichte direkt in QGIS für ausgewählte Objekte in KVSaaS zu erstellen.

  • Diese Integration bietet erhebliche Vorteile:

  • Optimierte Arbeitsabläufe: Die Synchronisation und flexible Anpassung der GIS-Daten spart Zeit und verhindert doppelte Datenerfassung.

  • Verbesserte Effizienz: Die direkte Verbindung und die Möglichkeit, Berichte aus QGIS zu generieren, ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben.

  • Reduzierte Fehleranfälligkeit: Durch die zentrale Verwaltung und Synchronisation der Daten wird das Risiko von Fehlern minimiert.

  • Zukunftssicherheit und Flexibilität: Die API-Integration ermöglicht eine fortlaufende Anpassung an zukünftige Anforderungen.

  • Insgesamt verbessert das QGIS-Plugin die Geodatenverwaltung erheblich und erweitert die Möglichkeiten, die KVSaaS bietet, um georeferenzierte Prozesse effizient zu steuern.

  • Echtzeit-Datentransfer: Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung synchronisiert, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit erhöht.
  • Sicherheitsfunktionen: Umfangreiche Berechtigungssysteme und Protokollierungsfunktionen gewährleisten maximale Sicherheit und Transparenz.

Das erste bedeutende Implementierungsprojekt war eine Zusammenarbeit mit den Kommunalen Servicebetrieben Recklinghausen (KSR), einem Eigenbetrieb der Stadt Recklinghausen. An dem Projekt sind derzeit rund 80 Mitarbeiter, 4 Abteilungen und 12 Koordinatoren beteiligt.


Die bereits automatisierten Prozesse umfassen:

  • Bauhof, Gebäudemanagement: Es ist ein linearer Prozess zur Registrierung von Reparaturanfragen für städtische Liegenschaften, deren Zuweisung, Delegierung an eine Ausführungsgruppe, Erfassung der Arbeitszeit, des Materialverbrauchs, der Verwendung von Technik und der Beseitigung der Störung.
  • Kontrolle der Mülltonnenstandorte: Regelmäßiger Überwachungsprozess mit Erfassung der Kontrollzeit, der Ergebnisse und möglicher Abweichungen von der Norm gemäß dem Überwachungsprotokoll.
  • Betriebsdaten von Friedhöfen: Erfassung von Daten zu den auf Friedhöfen durchgeführten Arbeiten unter Berücksichtigung der Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen, des betreuten Objekts, der Art der ausgeführten Arbeiten, der verwendeten Technik und möglicher Zuschläge.
  • Straßenunterhaltung und -kontrolle: Ein umfassender Prozess, der Straßenkontrollfahrten, die Registrierung von Schäden, die Erstellung von Reparaturanfragen, die Zuweisung von Aufgaben an Reparaturteams, die Erfassung der Arbeitszeit und die abschließende Reparatur sowie die Sammlung statistischer Daten umfasst.

Weitere drei Prozesse befinden sich in der Implementierungsphase:
• Pflege von Grünflächen: Ein Prozess zur regelmäßigen Pflege von Grünflächen, einschließlich der Erfassung von Arbeiten wie Rasenmähen, Bewässern, Unkrautjäten und Pflanzenpflege. Dabei wird
die verwendete Technik, Materialien (Dünger, Pflanzenschutzmittel) und die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst.
• Baumpflege: Automatisierung der Baumpflege, einschließlich Baumschnitt, Behandlung, Pflanzung neuer Bäume und Entfernung gefährlicher oder alter Bäume. Aufgabenverteilung und Erfassung der Arbeitszeit und Materialien werden ebenfalls berücksichtigt.
• Instandhaltung und Reparatur von Kinderspielplätzen: Regelmäßige Inspektionen der Spielplätze, um Schäden, Abnutzung oder Verschleiß festzustellen. Aufgaben werden an Reparaturteams delegiert, und es erfolgt die Erfassung von Materialverbrauch und Arbeitszeit.


Durch ein tiefes Verständnis der Prozesse bei den KSR und deren Neugestaltung im Zuge der Digitalisierung konnte Arbeitsprozesse automatisiert, redundanten Aufgaben eliminiert und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Konkrete Ergebnisse können beim Projektleiter der KSR Herr Kislicyn angefragt werden.

Schick.World
Eduard Schick
Hirtenstr. 14
45665 Recklinghausen

Telefon: +49 173 5967736

Email: kvsaas@schick.world