Nachweisgesetz: Was Arbeitgeber beachten müssen

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer über geltende Arbeitsbedingungen informieren. Näheres regelt das mit Wirkung zum 1.1.2025 geänderte Nachweisgesetz.
Lupe zeigt Schriftzug Recht
Die Nachweisregeln und -pflichten wurden im Nachweisgesetz formell geändert bzw. erweitert.  (Foto: Archiv)

Das Nachweisgesetz regelt, dass für alle ab 1.8.2022 neu begründeten Arbeitsverhältnisse eine Nachweispflicht besteht, auch ohne entsprechendes Verlangen des Arbeitnehmers. Außerdem wurden die Nachweisregeln und -pflichten formell geändert bzw. erweitert.  

Form des Nachweises 

Für den Nachweis war bis 31.12.2024 ausschließlich die Schriftform zulässig. Diese Anforderung wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV zum 01.01.2025 entscheidend gesenkt. Nunmehr  genügt in den meisten Fällen mit Zustimmung des Arbeitnehmers die sogenannte Textform gemäß § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Textform kann durch Erklärungen auf Papier mit physischer Unterschrift aber auch etwa durch elektronische Kommunikationsmittel (E-Mail), Kopien oder Telefax eingehalten werden. Das Dokument muss lediglich den Aussteller erkennen lassen und bei elektronischer Übermittlung für den Empfänger zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein. 

Es empfiehlt sich in der Niederschrift – je nach Bedarf - einen Passus aufzunehmen, in dem  

  • sich der Arbeitnehmer damit einverstanden erklärt, dass die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt wird, 

  • der Arbeitnehmer erklärt dass die Niederschrift gespeichert und ausgedruckt werden kann.  

Sollte der Arbeitnehmer mit der Übermittlung in Textform nicht einverstanden seien, wäre der Passus zu streichen. Die Niederschrift ist dann schriftlich zu erteilen. Außerdem muss der Arbeitgeber mit der Übermittlung des Dokuments den Arbeitnehmer auffordern, den Zugang des Dokuments zu bestätigen.  

Ausschluss der Textform 

Ausgeschlossen ist die Textform in besonders für Schwarzarbeit gefährdeten Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. In diesen Branchen bleibt es beim strengen Schriftformerfordernis, Dazu zählen u. a. das Baugewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, nicht aber Kommunen. 

Nachweis der Arbeitsbedingungen 

§ 1 NachwG enthält folgende Arbeitsbedingungen, die “nachgewiesen“ werden müssen:  

  • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer 

  • Beginn und – bei Befristung – Beendigung  und Dauer des Arbeitsverhältnisses

  • Arbeitsort 

  • Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit 

  • Zusammensetzung und Höhe des Entgelts einschl. Zuschläge, Zulangen usw. 

  • Arbeitszeit, Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs 

  • Kündigungsfristen 

  • Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. 

Am 01. August 2022 wurden diese Nachweispflichten wie folgt erweitert: 

  • bei Befristung: konkretes Enddatum 

  • falls zutreffend: Hinweis auf Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes 

  • sofern vereinbart: Dauer der Probezeit 

  • Vergütung von Überstunden sowie für alle Entgeltbestandteile deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung 

  • vereinbarte Ruhepausen 

  • bei Schichtarbeit: Angaben zum System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten 

  • bei Abrufarbeit: genaue Angaben zur Ausgestaltung 

  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung 

  • falls betriebliche Altersversorgung zugesagt: Name und Anschrift des Versorgungsträgers 

  • das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, zumindest das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist und die Frist zu Erhebung einer Kündigungsschutzklage. 

Nachweispflicht und Arbeitsvertrag 

Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist rechtlich eine einseitige (Willens-) Erklärung des Arbeitgebers und von dem eigentlichen – dem Grunde nach formfreien – Arbeitsvertrag zu unterscheiden. Wurde mit dem Arbeitnehmer bereits ein Arbeitsvertrag geschlossen, in dem alle nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben enthalten sind, muss kein weiterer Nachweis erstellt werden (§ 2 Abs. 4 NachweisG). Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitsvertrag der nach dem Nachweisgesetz notwendigen Form entspricht. D. h. der sonst formfreie Arbeitsvertrag muss dann z. B. seit dem 1.1.2025 in der Regel die Textform, in bestimmten Fällen aber auch weiterhin die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift haben. 

Änderungen  

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen muss dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, in Schriftform mitgeteilt werden. 

Verletzung der Nachweispflicht  

Die Nichtvorlage eines Nachweises hat keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages. Allerdings st die Verletzung der Nachweispflicht bußgeldbewährt (§ 4 NachwG). Danach handelt ordnungswidrig, wer einen erforderlichen Nachweis nicht oder nicht richtig aushändigt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 € geahndet werden. 

Kein Verzicht auf den Nachweis 

Ein Abweichen von den Vorschriften des Nachweisgesetzes ist, selbst mit Zustimmung des Arbeitnehmers, unzulässig. 

Praktische Abwicklung 

In der Praxis empfiehlt es sich eine sogenannt „Niederschrift nach dem Nachweisgesetz“ zeitgerecht zu erstellen und auszuhändigen. Entsprechende Vordrucke werden von den Fachverlagen zur Verfügung gestellt. 

Hans Schaller, Dipl.-Verwaltungswirt (FH)