Wie in Freiberg die Doppik eingeführt wird
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Seit dem im Oktober 2007 gefassten Stadtratsbeschluss zur Einführung der doppelten Buchführung in Konten - kurz Doppik - stellen sich auch die Mitarbeiter der Stadtverwaltung Freiberg diesem anspruchsvollen Vorhaben. Ehrgeiziges Ziel ist die Erstellung des ersten doppischen Haushaltes für das Jahr 2011. Der Start für das Projekt Doppik erfolgte bereits im zweiten Quartal 2008 im Rahmen einer Auftaktveranstaltung mit der Führungsebene der Stadtverwaltung Freiberg. Zu diesem Zeitpunkt lagen auch die Projektstruktur, die Ablauf- und Zeitplanung und das Projekthandbuch vor. Die Projektgruppen konstituierten sich und wurden durch Inhouse-Schulungen bis zum ersten Quartal 2009 auf die Projektarbeit vorbereitet.
Außerdem stand die Anschaffung geeigneter Software für die Erfassung und Bewertung des gesamten Vermögens der Stadt auf dem Arbeitsplan. Grundlage dabei bildete eine umfangreiche Ist-Analyse in den Fachämtern zu den Datenbeständen und Anwendungsprogrammen. Das Ergebnis dieser Analyse zeigte ein heterogenes Bild der Datenhaltung. In der Liegenschaftsverwaltung wird die Software Archikart und im Finanzbereich eine Software für Haushalts-, Kassen-, Rechnungs- und Bescheidwesen eingesetzt. Ein GIS dient als Stadtkarte und zur Visualisierung der Archikart Sachdaten. Gleichzeitig wurden zahlreiche Insellösungen in den Fachämtern vorgefunden. Außerdem kristallisierten sich unnötige Doppelerfassungen heraus. Allerdings verdeutlichte die Ist-Analyse auch, dass die vorhandenen Softwarepakete gut nutzbar und ausbaufähig sind.
Um nach der Eröffnungsbilanz die bewertungsrelevanten Daten für Gebäude, Straßen, Bauwerke, Bäume, Grünflächen und bewegliches Inventar nachhaltig für die Arbeit in den Ämtern zu nutzen, wurde die Entscheidung zum Erwerb weiterer Archikart Anwendungen getroffen. Somit wird zukünftig eine doppelte Datenhaltung und -pflege in den Ämtern vermieden. Dabei ist das jeweilige Amt für die Aktualität seiner Daten verantwortlich beispielsweise das Hochbau- und Liegenschaftsamt für die Gebäudedaten und das Haupt- und Rechtsamt für die Inventardaten in den Gebäuden. Um den Aufbau des ämterübergreifenden Gesamtkonzeptes von Beginn an strukturiert und einheitlich voranzutreiben, koordiniert ein Mitarbeiter des Haupt- und Rechtsamtes das ämterübergreifende System. Für die Inventarisierung des beweglichen Anlagevermögens in der Inventarverwaltung wird derzeit eine Reimportschnittstelle zur Anlagenbuchhaltung realisiert. Damit soll ein manueller Datenabgleich zwischen beiden Systemen nach der Eröffnungsbilanz ausgeschlossen werden. An der Ausgestaltung dieser Reimportschnittstelle wirkt die Stadt Freiberg mit.
Fazit: In der Zeitschiene des Projektes Doppik darf das Hauptaugenmerk nicht nur auf der Eröffnungsbilanz liegen. Ebenso wichtig ist die Nutzung und Pflege der mit viel Aufwand erfassten Daten des beweglichen und unbeweglichen Anlagevermögens nach der Eröffnungsbilanz. Die Einführung der Doppik ist für die Verwaltung gleichzeitig eine Chance, Arbeits- und Datenabläufe neu und effektiver zu gestalten. Das größte Objekt - Schloss Freudenstein in der Freiberger Altstadt - musste im Rahmen der Doppik ebenfalls bewertet werden. (Foto P.S.)