Dokumentationspflichten für öffentliche Auftraggeber

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Öffentliche Aufträge und Konzessionen werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben (§ 97 Abs. 1 GWB). Ferner sind die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gleich zu behandeln (§ 97 Abs. 2  GWB). Zur Gewährleistung eines transparenten und fairen Verfahrens (und damit einhergehend zur Vermeidung von Manipulationen) sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die wesentlichen Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens von Beginn an fortlaufend in Textform, d.h. schriftlich nach § 126 b BGB zu dokumentieren. Die Pflicht zur Dokumentation obliegt dem jeweiligen öffentlichen Auftraggeber, der eine Leistung beschafft. Dies gilt auch dann, wenn der öffentliche Auftraggeber sich bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von (beratenden) Dritten unterstützen lässt. Der Dritte kann (auch) bei der Dokumentation des Verfahrens (lediglich) unterstützen; die wesentlichen Entscheidungen des Verfahrens muss indes der öffentliche Auftraggeber treffen bzw. verantworten. Dementsprechend ist auch die Dokumentation von einem zuständigen, namentlich benannten Mitarbeiter des öffentlichen Auftraggebers zu unterzeichnen.

Sämtliche Verfahrensordnungen enthalten – mehr oder weniger detaillierte – Regelungen zur Dokumentation und zu inhaltlichen Mindestanforderungen an diese (z.B. § 8 VgV für Liefer- und Dienstleistungen, § 20 EU VOB/A i.V.m § 8 VgV für Bauleistungen, § 8 SektVO für Sektorenaufträge, § 6 KonzVgV für Konzessionen, ferner § 6 UVgO für Unterschwellenvergaben. Daneben gibt es in den Vergabeverordnungen teilweise noch Dokumentationsvorgaben in Einzelbestimmungen, z.B. § 9 Abs. 2 VgV zur Dokumentation etwaiger mündlicher Kommunikation im Vergabeverfahren und § 56 Abs. 5 VgV zur Dokumentation der Nachforderung fehlender Erklärungen/Unterlagen).

Die Dokumentation des Verfahrens ist umfassend zu verstehen. Sie beinhaltet neben den wesentlichen Entscheidungen des öffentlichen Auftraggebers im Verfahren z.B. auch die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen (Bieterfragen und -antworten), interne Beratungen und die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung (vgl. § 8 Abs. 1 Satz 2 VgV). Ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation ist der Vergabevermerk über das Vergabeverfahren mit bestimmten Mindestangaben (vgl. § 8 Abs. 2 VgV).

Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie Teilnahmeanträge und Angebote sind mit ihren Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags aufzubewahren, mindestens jedoch für 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 8 Abs. 4 VgV). [...]

Quelle: Der PUBLICUS