Vergaberecht: Ausgeschriebene Vergabe stoppen

Im Verlauf einer Beschaffung kann es vorkommen, dass die Kommune innerhalb der Bindefrist, also vor Zuschlagserteilung, das Verfahren aufheben möchte. Eine solche Beendigung des Verfahrens ist eine absolute Ausnahme und nur zulässig, wenn die nachstehend genannten Aufhebungsgründe nach Einleitung des Vergabeverfahrens aufgetreten und nicht vom Auftraggeber verursacht sind.

1. Kein Angebot entspricht den Bedingungen  

Das Vergabeverfahren wird aufgehoben, wenn kein Angebot den Bedingungen entspricht. Liegt auch nur ein ordnungsgemäßes Angebot vor, muss dieses den Zuschlag erhalten, falls keine weiteren Aufhebungsgründe vorliegen.

2. Wesentliche Änderung der Grundlagen des Vergabeverfahrens  

Dieser Aufhebungsgrund kann vorliegen, wenn 

• zwischenzeitlich neue Technologien bekannt geworden sind, 

• die Finanzierungsgrundlagen ganz oder teilweise weggefallen sind (z. B. durch Kürzung einer zugesagten Zuwendung), so dass die Vergabeabsicht nicht mehr verwirklicht werden kann (wenn die Finanzierung zu keiner Zeit gesichert war, durfte das Vergabeverfahren überhaupt nicht eingeleitet werden),  

• eine wesentliche Änderung oder der Wegfall der Zweckbestimmung für die Beschaffung eingetreten ist. 

Wenn die Kommune Unklarheiten im Vergabeverfahren selber verursacht hat (z. B. durch unklare Formulierungen), liegen keine nachträglichen wesentlichen Änderungen der Angebotsgrundlagen vor.

3. Kein wirtschaftliches Ergebnis 

Die Aufhebung ist wegen erheblicher Unwirtschaftlichkeit unerlässlich, wenn keines der Angebote eine wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel gewährleistet. Dies gilt auch dann, wenn selbst das Mindestangebot zu hoch ist. Ob das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis gebracht hat, beurteilt sich anhand des Marktpreises und nach den vom Auftraggeber im Voraus ordnungsgemäß und fehlerfrei ermittelten und dokumentierten Sollkosten (Kostenschätzung) oder nach einer im Vorfeld bestimmten Kostenobergrenze. 

Liegt zumindest ein Angebot unterhalb der Kostenschätzung des Auftraggebers, liegt kein unwirtschaftliches Ergebnis vor.

Eine Aufhebung kommt bei Überschreitung der Kostenschätzung allerdings nur dann in Betracht, wenn der niedrigste Preis tatsächlich überhöht oder das Vorhaben trotz eines angemessenen Preises nicht finanzierbar ist. Bei einer größeren Abweichung des niedrigsten Angebotes von der Kostenschätzung der Vergabestelle sollte auch die Kostenschätzung geprüft werden. 

4. Andere schwerwiegende Gründe 

Andere, vom Auftraggeber zu beweisende schwerwiegenden Gründe können wesentliche Veränderungen in den allgemeinen Markt-, Währungs- und Preisverhältnissen sein, die erst im Nachhinein bei einer rückschauenden Betrachtung erkennbar waren. Auch können zu Beginn des Vergabeverfahrens nicht voraussehbare Änderungen beim Auftraggeber in den Grundlagen der Finanzierung (wie z. B. Haushaltssperre), die die Finanzierung des Vorhabens in einem wesentlichen Umfang berühren, die Aufhebung des Vergabeverfahrens rechtfertigen.

Allerdings ist zu beachten, dass keine Gründe vorliegen dürfen, die auf Fehler oder Fehleinschätzungen der Vergabestelle zurückzuführen sind. So sind z. B. fehlende Haushaltsmittel allein noch kein sanktionsfreier Aufhebungsgrund. Wird ein Vergabeverfahren trotz fehlender Haushaltsmittel durchgeführt, so war die Finanzierung zu keiner Zeit gesichert.

Auch ein nachträgliches, günstigeres Angebot ist für sich allein kein Aufhebungsgrund.