Ab wann ist E-Vergabe Pflicht?

Ab Oktober 2018 gelten neue Regeln in der E-Vergabe. In manchen Fällen stellt sie das alleinige Verfahren dar.
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Das Ausdrucken von Bewerbungen auf Ausschreibungen gehört bald der Vergangenheit an.

Für einige Ausschreibung ist ab dem 18. Oktober 2018 die elektronische Vergabe vorgeschrieben. Formal sind diese Vergaberichtlinien seit April 2014 in Kraft und werden seitdem aus dem EU-Recht schrittweise in nationales Recht umgesetzt. Die Umstellung der Zentralen Beschaffungsstellen auf E-Vergabe musste bereits bis zum 18. Oktober 2017 erfolgen, nach dem 18. Oktober 2018 dürfen nur noch elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekunden und Interessensbestätigungen entgegengenommen und berücksichtigt werden. Der elektronische Weg ist verbindlich für die komplette Abwicklung im Oberschwellenbereich. Für diesen legen seit Januar 2018 Schwellenwerte fest, wann ein Auftrag EU-weit öffentlich ausgeschrieben werden muss. Bei Bauaufträgen liegt die Schwelle bei 5.548.000,00 Euro, bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bei 221.000,00 Euro.

Ausschreibungen sollen durch die E-Vergabe schneller ablaufen. Durch das standardisierte Verfahren können Angebotsdaten automatisch berechnet werden. Der Einreicher weiß sicher, dass sein Angebot eingegangen und nicht evtl. auf dem Postweg verloren gegangen ist. Die E-Vergabe soll außerdem eine Auftragsvergabe aus sachfremden Gründen vorbeugen. Im Falle einer Anfechtung kann die Vergabe schneller und einfacher überprüft werden. Darüber hinaus können Bieter über die Plattform Auftragsunterlagen abrufen.

Weitere Regelungen zur E-Vergabe

Auch für Aufträge unterhalb dieser Schwelle wird die E-Vergabe eingeführt, hier gelten jedoch andere Fristen. Die sogenannte Unterschwellenvergabeordnung gilt nicht für Bauaufträge und muss in einigen Bundesländern noch durch landesrechtliche Anpassungen umgesetzt werden. Wo sie schon in Kraft getreten ist, müssen ab dem 1. Januar 2019 Angebotseinreichungen mit elektronischen Mitteln akzeptiert werden – Auftraggeber, auf die dies zutrifft, müssen somit ab dem 1. Januar 2019 eine entsprechende Vergabeplattform oder ähnliches zur Verfügung stellen. Ab dem 1. Januar 2020 ist die E-Vergabe auch für nationale Vergaben verpflichtend.

Die E-Vergabe ist nicht verpflichtend, wenn:

  • Der Auftragswert ohne Umsatzsteuer nicht über 25.000 Euro liegt oder
  • eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird oder
  • eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird.

Für öffentliche Ausschreibungen für Bauverträge unterhalb der genannten Schwelle müssen bis zum 17. Oktober 2018 Angebote in Briefform akzeptiert werden, danach können elektronische Verfahren vom Auftraggeber vorgeschrieben werden. Eine Verpflichtung dazu ist derzeit anscheinend nicht geplant.

Wie funktioniert die Einreichung?

Die Plattform wird von der ausschreibenden Stelle kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese kann entweder über den Webbrowser angesteuert und genutzt werden oder der Bieter bekommt eine spezielle Software, die er installiert.

Manche Auftraggeber fordern eine elektronische Signatur – ein Software-Zertifikat oder eine Signaturkarte mit Lesegerät, die kostenpflichtig bestellt werden müssen.

Quelle und weitere Informationen: Deutsche Handwerks Zeitung

Weitere Informationen und rechtliche Grundlagen beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.