Hop oder Top für den Baubetriebshof?

Kann interkommunale Zusammenarbeit dabei helfen, wirtschaftlichere und leistungsfähigere Bauhöfe zu schaffen? Zu diesem Thema berichteten auf unserem Diskussionsforum der KommunalTechnik auf der demopark 2005 die drei Referenten Hans-Jürgen Schiffner, Leiter der Städtischen Betriebe Heidenheim, Siegfried Gminder, Leiter Technische Betriebsdienste Reutlingen und Ulrich Reumke, Leiter Baubetriebshof Sachsenhagen, vor Bauhofleitern und Bürgermeistern über ihre Erfahrungen und Visionen.

Der Baubetriebshof - die Eier – legende - Wollmilchsau Hans-Jürgen Schiffner ist seit dem Jahr 2000 Leiter der Städtischen Betriebe Heidenheim und zudem Referent der KGSt Köln und verschiedener Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien, zum Thema kommunale Baubetriebshöfe. Der Tenor seines Vortrages zur interkommunalen Zusammenarbeit lautet:

Egal welche Betriebsform und –größe, die Erwartungshaltung an den Baubetriebshof seitens der Bevölkerung und der Verwaltung ist relativ gleich hoch. Der Baubetriebshof kann salopp gesagt als Eier – legende - Wollmilchsau bezeichnet werden, denn man fordert von ihm, dass er alles kann und zu jeder Zeit einsatzbereit ist. Das Team eines kommunalen Baubetriebshofes besteht deshalb in der Regel eher aus Generalisten als aus Spezialisten. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass der Baubetriebshof bei bestimmten Spezialarbeiten wie z.B. Fliesen legen, das er zwar „auch“ gut kann, aber oftmals einfach langsamer ist, im Wettbewerbsvergleich mit einem privaten Fliesenleger Fachbetrieb schlechter abschneidet. So steht der Betriebshof schnell in dem Verruf, alles selbst machen zu wollen, im Wettbewerb mit der Privatwirtschaft dann aber unwirtschaftlich zu sein. Das Halten des Status quo ist dabei der größte Feind. Stattdessen sollte sich der Betriebsleiter den Wettbewerb selbst schaffen, bevor er ihm seitens der Verwaltung geschaffen wird. Er sollte nachweisen können, dass er von sich aus seinen Betrieb optimieren will.

Der Betriebhof sollte als mittelständisches Unternehmen geführt werden Mehrere Millionen Euro werden in kleinen bis mittleren Baubetriebshöfen jährlich allein für Personal- und Sachkosten aufgebracht. Der moderne Baubetriebshof sollte als ein mittelständisches Unternehmen gesehen werden und sollte auch so geführt werden. Die Positionierung im Wettbewerb erfolgt dann fast automatisch. Dieses Denken muss in die Köpfe der Betriebsleiter. Es sollte nicht mehr alles um jeden Preis gemacht werden, der Fokus sollte dort liegen wo der Betrieb leistungsfähig und gut ist. Wenn der Betriebshof sich mit privaten Anbietern messen soll, muss er aber auch vergleichbare Ausgestaltungsmöglichkeiten seiner Produktpalette, der Steuerungsmöglichkeiten seiner Leistungsprozesse und Gestaltungsmöglichkeiten zur Erschließung seiner Optimierungspotenziale erhalten.

Checkliste: ist mein Betrieb wirtschaftlich? Gründe für die Unwirtschaftlichkeit eines Baubetriebshofes können z.B. ein ungünstiger oder teuer gebauter Standort oder dezentrale Betriebe sein. Das ist fremdgesteuert und der Betrieb kann gar nichts daran ändern! Fehlen Ersatz- oder Neubeschaffungsmittel, wird ein Fuhrpark schnell unwirtschaftlich. Unwirtschaftliche Fahrzeuge oder Geräte führen wiederum zu hohen und unnützen Kosten durch übermäßig hohe Standzeiten. Außerdem lässt es sich bei mangelnder oder fehlender maschineller Ausstattung nicht wirtschaftlich arbeiten. Das gleiche gilt für zugewiesenes, nicht adäquates Personal. Hier fehlt es dann oftmals an Führungs- und Fachqualität in der mittleren Führungsebene eines Betriebshofes, um den unterschiedlichen Mitarbeitern in der Führung gerecht zu werden. Daraus resultieren dann wieder Fehler in der Arbeits- und Ablauforganisation. Die Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden, wann eine Arbeit vom Kostenpunkt her gut und wann schlecht erbracht ist. Das geht nur über entsprechende Mitarbeiterschulungen.

Welche Erwartungen hat eine Verwaltung an einen modernen Baubetriebshof? Wie können diese erfüllt werden?Die Verwaltung fordert vom Baubetriebshof, dass er qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringt und dabei mit seinen Ressourcen wirtschaftlich haushaltet. Ziel des Baubetriebes sollte es sein, im Zuge der öffentlichen Daseinsvorsorge die internen, kommunalen Auftraggeber und die Bürger zufrieden zu stellen, in der Öffentlichkeit gut aufzutreten (corporate identity) und ein gutes und sauberes Erscheinungsbild der Stadt vorzuhalten.Um diese Forderungen seitens Verwaltung und Bürger erfüllen zu können, muss die Verwaltung dem Betrieb zunächst Vorgaben machen, an Hand derer der Betrieb seine Leistungen schrittweise auf die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit überprüft. Danach sollte der Betrieb die Chance erhalten, sich in einer vorgegebenen Zeit wettbewerbsfähig zu machen. Über ein Leistungsportfolio in Form eines Auftragskataloges legt der Betrieb fest „Welche Arbeiten leisten wir eigentlich insgesamt im Betrieb“? Dazu werden die zukünftige Produktpalette des Betriebes und die dazu gehörigen Produktpreise definiert, und Preise und Qualitäten werden mit externen Anbietern verglichen.Hier sollte sich der Betriebsleiter immer selbstkritisch fragen: „Ist diese Arbeit eigentlich wirtschaftlich erbracht? Können wir das auch zukünftig selber erledigen oder wäre es vielleicht günstiger diese Arbeit zu vergeben?“ Eigene Potentiale werden dazu im negativen wie im positiven Sinne erkannt und mit Blick auf die Zukunft analysiert. Kommen diese Überlegungen nicht vom Betriebsleiter, dann werden sie sicher in den kommenden Jahren von den Auftraggebern kommen. Damit gehen aber sichere Steuerungsmöglichkeiten verloren.Letztlich wird festgelegt, welche unwirtschaftlichen, nicht wettbewerbsfähigen Produkte zukünftig vergeben werden und wie die wirtschaftlichen, wettbewerbsfähigen Produkte weiter optimiert werden können. Das heißt es wird festgelegt, was an Arbeiten, Fahrzeugen, Maschinen und Personal im Betrieb verbleibt. Natürlich sollen Arbeiten nicht von heut auf morgen ausgelagert werden, aber der Betriebshofleiter muss irgendwann einmal festlegen, welche Arbeiten in der Prognose nicht mehr wirtschaftlich erbringbar sind. Hier kann ein zeitlich befristeter Kontrahierungszwang, der kommunale Auftraggeber dazu verpflichtet, bestimmte Leistungen weiterhin vom Baubetrieb zu beziehen, sehr hilfreich sein. Letztlich sollte im Baubetrieb eine permanente Produktkontrolle mit Berichtwesen erfolgen, um die Auswirkungen bei Veränderungen besser erkennen zu können.Im Vorfeld sollten in einer Rahmenvereinbarung zwischen der Verwaltung und den internen Auftraggebern Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Auftragnehmer „Baubetrieb“ klar definiert sein. Diese Spielregeln sollten auf jeden Fall vorher festgelegt werden.

Zitat: „Der moderne Baubetriebshof sollte sich selbst als Dienstleistungsunternehmen für den Bürger verstehen, sich in Struktur und Organisation Richtung Service orientieren und verstärkt unternehmerisch denken und handeln.“

Hans-Jürgen SchiffnerStädtische Betriebe Heidenheim,Friedrich-Ebert-Str. 28-3289522 HeidenheimTel: 07321 327-8100E-mail: hans-juergen.schiffner@heidenheim.de

Zitat: „Globalisierung im Kleinen für unser Leistungssegment Baubetriebshöfe heißt „kommunale Zusammenarbeit“. Kommunen müssen ihre Tätigkeiten bündeln und sich gegenseitig ergänzen.“

Siegfried GminderAm Heilbrunnen 107 72764 ReutlingenTel.: 07121-3032900E-mail: Siegfried.gminder@reutlingen.de

Die Nachbarschaftsgemeinde muss Partner werdenSiegfried Gminder, seit 27 Jahren im öffentlichen Dienst, leitet den Eigenbetrieb Technische Betriebsdienste in Reutlingen. In seinem Referat ging er einen Schritt weiter und forderte „interkommunalen Zusammenarbeit“ als Teil der Existenzsicherung für die öffentlichen Betriebe:Kann es Ziel sein mit unseren Betrieben überhaupt in den Wettbewerb einzutreten? Generell nein, wir wollen in Reutlingen all das abdecken was eine Stadt an Leistungen braucht und was zur Daseinvorsorge zählt. Hier haben die privaten Handwerksbetriebe z.T. Lücken, die wir vom Baubetriebshof ausfüllen müssen. Prädestinierte Bauhofarbeiten sind beispielsweise die gesamten Bereiche der verschiedenen Verkehrssicherungspflichten, angefangen vom Winterdienst, über Kontrolle, Wartung und Instandhaltung von Straßen und Wegen, von Schildern, Ampeln, Straßenbeleuchtung und Spielplätze oder auch die Prüfung von Turnhallengeräten. Wir müssen uns Nischen aussuchen und nicht Arbeiten, wie der Einbau von Asphaltflächen mit Fertiger. Hierzu haben wir Privatunternehmen, die machen solche Arbeiten kostengünstiger als der Baubetriebshof. In dem Moment, wo wir Lücken füllen, in denen wir gut sind, steht das Thema Wettbewerb und Effizienz nicht an erster Stelle. Natürlich müssen wir dabei die gesetzlichen Vorgaben und festgelegten Standards einhalten, natürlich wollen wir besser sein als die Privaten, natürlich wollen wir Mitarbeiter, die sich mit dem Betrieb identifizieren… Ausgelagerte Arbeiten zurückholen Baubetriebshöfe können beispielsweise durch gegenseitige Ausleihe von Spezialmaschinen, ihr Leistungsangebot effizienter gestalten oder ausbauen und damit eine höhere Wirtschaftlichkeit erreichen. Dabei setzt interkommunale Zusammenarbeit zunächst ein Umdenken in den Köpfen, sowohl bei der Betriebsleitung als auch der Verwaltung und bei den Mitarbeiter voraus. Leider ist die Kommunikation unter den Gemeinden aufgrund überholter Denkstrukturen oftmals noch schlecht oder gar nicht vorhanden. Der benachbarte Baubetriebshofleiter muss vom ehemaligen Konkurrenten zum Partner werden. Im Reutlinger Baubetriebshof hat man Arbeiten, die bereits ausgelagert waren, wieder in den Betrieb zurückholen können, da diese durch Umorganisation bzw. Zusammenarbeit mit Nachbargemeinden und neue Geräteanschaffung heute wesentlich günstiger angeboten werden als das private Anbieter können. Interkommunale Zusammenarbeit hilft Lücken erkennen, sie zu schließen um damit effizienter und wirtschaftlicher zu arbeiten.Interkommunale Zusammenarbeit ist damit heute ein unverzichtbares Element und Baustein für unsere öffentlichen Betriebe, um die Leistungen einer Kommune im Rahmen der Daseinsvorsorge zu sichern, und nicht zuletzt durch gemeinsame Leistungsverbesserung dem Subsidiaritätsprinzip zu entsprechen.Weiter dürfen unsere Bauhöfe nicht nur Leistungserbringer sein, sondern sie müssen auch Teilleistungen an private Unternehmen vergeben und gleichzeitig für die Organisationsabläufe verantwortlich bleiben. Dann erübrigt sich die heute oftmals gestellte Frage, ob ein Bauhof noch benötigt wird.“

Wo liegen die Synergieeffekte? Eine Zusammenarbeit kann und sollte zur Senkung der Fixkosten, sowie der größen- und umsatzabhängigen Kosten durch zusätzliche Deckungsbeiträge führen. Die vorhandenen Ressourcen können besser ausgelastet werden. So sollte ein Gerät nicht selbst gekauft werden, wenn nicht eine Mindestauslastung von 60% gewährleistet ist. Die Alternative kann dann die Miete bei der Nachbargemeinde sein. Durch interkommunale Zusammenarbeit kommt es zu Synergieeffekten zwischen den Betrieben und zur gemeinsamen Festlegung von neuen und Angleichung von bestehenden Standards. Wenn interkommunale Zusammenarbeit erfolgreich und dauerhaft funktionieren soll, braucht es auch einen laufenden Erfahrungsaustausch und ein Benchmarking untereinander. Regelmäßige Bauhofleitertreffen finden zu diesem Zweck bereits in vielen Regionen Deutschlands statt. Handlungsfelder, auf denen sich interkommunale Zusammenarbeit in Reutlingen bereits bewährt hat, sind angepasste Verwaltungsanläufe, z.B. durch die Nutzung gemeinsamer Software. Über einen gemeinsamen Einkaufspool und eine gemeinsame Ausschreibung kann beispielsweise beim Einkauf von Streusalz ein besserer Einkaufspreis erzielt werden. Aus- und Weiterbildung kann kostengünstig gemeinsam erfolgen. Die Partnergemeinden können ihre Kompetenzen und Leistungen im Werkstattbereich untereinander aufteilen und Profi-Center Werkstätten einrichten, um auf diesem Weg eventuell Spezialarbeiten für Dritte anzubieten. Es können nicht nur Teilleistungen gemeinschaftlich effizienter und kostengünstiger erbracht werden, sondern auch Outsourcing kann ein gemeinsames Thema sein, so z.B. bei der Reinigung von Fahrzeugen.

Die Praxis zeigt Erfolge Ulrich Reumke ist Leiter der Bauabteilung (Bauverwaltung, Klärwerk, Bauhof) der Samtgemeinde Sachsenhagen, Niedersachsen, und schwerpunktmäßig für die Optimierung und Weiterentwicklung von gewerblichen Betriebsteilen der öffentlichen Verwaltungen zuständig. Weiterhin ist er in mehreren Arbeitskreisen im Bereich des Bauhofmanagements tätig. Ein Schwerpunkt ist dabei die überbetriebliche Zusammenarbeit mehrerer Bauhöfe. Er arbeitet seit 9 Jahren erfolgreich mit seiner Nachbargemeinde Wunstorf zusammen und weiß worauf es bei der praktischen Umsetzung interkommunaler Zusammenarbeit ankommt:Aus meiner Sicht ist die interkommunale Zusammenarbeit ein, wenn nicht das Mittel, den jetzigen und kommenden Anforderungen an die Baubetriebshöfe entgegen zu treten. Wir können nicht davon ausgehen, dass die Rahmenumstände, Haushaltsmittel, Personal, Anforderungen ..., besser werden. Die Bauhöfe müssen sich im Vergleich zu früher mehr bewegen, aber sind bei weitem nicht so schlecht, wie man sie gerne macht. Aus meiner Erfahrungen kann die interkommunale Zusammenarbeit auf allen Ebenen Zustimmung finden und durchaus von Erfolg gekrönt sein. Insbesondere in den Bereichen Organisation, Beschaffungen, Verkehrssicherungspflichten, Aus- und Fortbildung, Erfahrungsaustausch u.a. kann ein intensiver Austausch Vorteile bringen. Die Zusammenarbeit mit Wunstorf hat konkret zu einem Aufgabenzuwachs auf beiden Seiten und zu einer wirtschaftlicheren Ausnutzung und Kostenreduzierung von Personal und Gerät geführt. Die anfängliche Ablehnung in Verwaltung und Bevölkerung wich schnell einer allgemeinen Anerkennung und die Zusammenarbeit ist aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken.

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen Eine wichtige Rahmenbedingung ist die Entfernung zwischen den Gemeinden bzw. Betriebshöfen. Die Auftraggeber wollen keine zusätzlichen Fahrtkosten bezahlen, so dass die Entfernung möglichst gering sein sollte. Kooperationen sind vor allem in gleichen oder sich ergänzende Aufgabenbereichen möglich, die in der Regel zwischen Betrieben gegeben sind. Die Initiative zur Zusammenarbeit sollte freiwillig von der Bauhofleiterebene kommen. Es ist einfacher, selbst die Initiative zu ergreifen, als unrealistische Vorgaben per Anordnung und zeitlich befristet umzusetzen. Der Baubetriebshof sollte sich in diesem Bereich selbst steuern dürfen und zunächst in den Bereichen zusammenarbeiten, die vermutlich von Erfolg gekrönt sein werden.Dazu bedarf es allerdings auch einer gewissen unternehmerischen Freiheit. Ein gewisses Maß an Risikobereitschaft ist gefragt und sog. „Bedenkenträger“ müssen im Vorfeld ausgeschaltet werden. Denn es wird immer Leute geben, die in einer Zusammenarbeit haushaltsrechtliche, vergaberechtliche oder sonst irgendwelche Probleme sehen. Darüber muss man sich hinwegsetzen und erst mal (ggf. im kleinen Umfang) loslegen.Außerdem ist eine Aufgabenteilung auf Betriebshofleiterebene sinnvoll. So ist der Betriebshofleiter aus Wunstorf zuständig für die handwerkliche Leitung, während sich Ulrich Reumke vornehmlich um die Abrechnung und Verwaltung kümmert, die Beschaffungen werden i.d.R. gemeinsam durchgeführt.

„Unternehmen kommt von unternehmen und nicht von unterlassen.“ Die Bereitschaft, „über den Tellerrand hinauszuschauen“ und auch mal zeitlich begrenzt Mehrleistung für den Partner zu erbringen, muss gegeben sein. Das gegenseitige Vertrauen zwischen den Kooperationspartnern ist absolut wichtig; ebenso eine permanente und akribische Dokumentation der Leistungsdaten über Stundennachweise und Monatsabrechnungen für die gegenseitige Abrechnung und Transparenz gegenüber der Verwaltung und dem Bürger. Es ist wichtig, nachweisen zu können wo die Kosten geblieben sind.Dabei sollte der Verwaltungsaufwand für die Zusammenarbeit möglichst gering gehalten werden, damit hier Kostenvorteile nicht wieder „aufgefressen“ werden. Im Falle der Partnergemeinden Sachsenhagen und Wunstorf erfolgt ein monatlicher Stundenabgleich mit dem Ziel von +- 100 Stunden in der Jahresabrechnung. Es erfolgt in der Regel keine Lohn- und Maschinenkostenverrechnung. Wunstorf und Sachsenhagen treten bei der Abrechnung mit den Auftraggebern als „einheitlicher Baubetriebshof“ auf. Die Mitarbeiter der Partnerbetriebe müssen langsam an die Zusammenarbeit herangeführt werden, damit kein Konkurrenzdenken sondern unternehmerisches Denken entsteht.

Zitat: „In Anbetracht der Finanzsituation läuft die Zeit für Kooperationen.“

Ulrich ReumkeSchlossstr. 331558 HagenburgTel.: 05033/960-21E-mail: Reumke-Hagenburg@t-online.de

Diskussionssplitter

Frage: „Gibt es zwischen Sachsenhagen und Wunstorf gar keine schriftlichen Vereinbarungen?“Ulrich Reumke: „Schriftliche Vereinbarungen bestehen zwischen den beiden Gemeinden wenn es um Kosten und grundlegende Personalangelegenheiten geht. Alles andere ist und wird unbürokratisch zwischen den Betriebsleitern geregelt und dann auch niedergeschrieben. Einen politischen Beschluss, der eine Zusammenarbeit vorschreibt, gibt es nicht.“

Frage: „Und wenn die Zusammenarbeit auf Mitarbeiterebene nicht klappt und politisch und seitens der Bevölkerung nicht akzeptiert wird?“Hans-Jürgen Schiffner: „Wir haben selbst für positive Pressearbeit gesorgt und die interkommunale Zusammenarbeit vorab in der Regionalzeitung angekündigt. So hat es niemanden kalt erwischt.“Reumke: „Die Mitarbeiterzusammenführung muss im Sinne einer gemeinsamen Aufgabenerledigung behutsam, d.h. auch mitarbeiterfreundlich erfolgen, damit u.a. keine Angst um die eigenen Arbeitsplätze entsteht.“

Schiffner: „Es gilt zu bedenken, dass die meisten Leistungen des Baubetriebshofes theoretisch privatisierbar sind. Sobald wir also unserer Leistungen durch eine Zusammenarbeit ausbauen, laufen wir Gefahr, einem Privaten Arbeit wegzunehmen.

Teilnehmer: „Die Bauhoftruppe ist rund um die Uhr einsatzbereit - Das ist doch unser großer Vorteil gegenüber den Privatunternehmen.“

Autorin: Anne Ehnts, Redaktion KommunalTechnik